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Cosa sono gli OKR? Come, quando e perché utilizzarli
Se ti stai chiedendo cosa sono gli OKR le prossime righe sono scritte apposta per te.
Fissare un obiettivo perseguibile e raggiungibile per chi si occupa di Digital Marketing o lavora in un team di Growth Hacking è di vitale importanza. Non sempre è possibile raggiungerlo ma l’importante è conoscere e visualizzare la meta verso la quale bisogna andare.
Fissare un punto di arrivo ci permette di comprendere anche se stiamo andando verso la strada giusta. Insomma, senza un obiettivo non ci sarà un risultato.
Ma quali sono i metodi per definire un obiettivo e le modalità con le quali possiamo raggiungerlo?
A questa domanda abbiamo cercando di rispondere in un precedente articolo analizzando la differenza tra OKR e KPR (leggi l’articolo).
Oggi focalizziamo la nostra attenzione sugli OKR analizzando il loro valore, perché sono importanti e come impostarli per raggiungere i nostri obiettivi e quindi far crescere il nostro business.
Inoltre a fine articolo ti condividiamo alcune risorse gratuite che ti permetteranno di utilizzare il metodo OKR anche se parti da zero.
Gli OKR: definizione e significato
Quando si parla di OKR si fa riferimento agli Objectives Key Results ovvero un metodo di definizione e raggiungimento degli obiettivi che può essere utilizzato per allineare e coinvolgere tutti i membri dell’azienda.
Se prendiamo in esame le tre lettere O, K e R scopriamo l’obiettivo di ognuna in termini prettamente operativi. Gli Obiettivi infatti ci permettono di fissare una meta, grande o piccola che sia, definendo il punto di arrivo. Le Key e i Results sono invece metriche che ci dicono se siamo sulla strada giusta.
Questi strumenti non solo permettono di motivare il team e i singoli professionisti, indicano anche la strada verso il successo e la soddisfazione. Ed è per questo motivo che spesso gli OKR possono anche essere irraggiungibili.
Servono per indirizzare il focus dell’attenzione aziendale verso un macro obiettivo, per chiedere trasparenza all’interno dei team e per allineare il lavoro dei diversi settori aziendali.
Devono avere un obiettivo definito e cinque risultati chiave per monitorare i progressi verso l’obiettivo. Questo per non disperdere le energie nel perseguire troppi obiettivi differenti. Stabilire un solo obiettivo e una serie di risultati attesi segna dei punti fissi molto utili.
Se prendiamo d’esempio colossi come Google, Linkedin, Amazon, Facebook, Spotify e tante altre scopriamo che usano OKR con differenti variazioni, come parte dei loro processi aziendali.
Il valore principale degli OKR è che ci consentono di dare una direzione unica e creare allineamento sugli obiettivi e sui risultati da raggiungere senza perdere mesi a mettere in piedi procedure troppo complicate.
Gli OKR ci aiutano a gestire le priorità, ci obbligano a essere disciplinati, ad usare la logica mettendo da parte le emozioni nei processi decisionali. Gli OKR funzionano anche come framework di crescita personale e non solo a livello di strategia aziendale.
Usiamo un esempio concreto per aiutare la comprensione. Hai un e-commerce per vendere orologi online e per il prossimo quarter ti dai l’obiettivo (Objective) di aumentare il tuo guadagno fino a 60.000 euro.
I Key Results relativi al tuo obiettivo potrebbero essere: comparire fra i primi 5 risultati di ricerca in Google alla voce “comprare un orologio online”; eseguire una campagna con il 30% di sconto in tre quotidiani nazionali.
Nell’immagine che segue un esempio su come implementare degli OKR.
Perchè gli OKR funzionano
Gli OKR non sono uno strumento di misurazione delle performance e non devono mai essere connessi a un sistema di bonus.
Sono uno strumento utilizzabile dal management per valutare se si sta seguendo una direzione comune.
Ora la domanda sorge spontanea: se non c’è un sistema di premio/punizione perché funzionano?
Andiamo con ordine. Da quello che abbiamo detto fino a questo momento ci siamo accorti che gli OKR hanno alcune caratteristiche fondamentali:
- sono Ambiziosi;
- sono SMART. i “Key Result” devono sempre essere quantificabili, quindi devono essere “SMART”: Specifici (Specific), Misurabili (Measurable), Raggiungibili (Achievable), Realistici (Realistic) e con scadenza (Time-bound);
- sono Trasparenti. gli OKR devono essere visibili a chiunque all’interno del team e collegati agli obiettivi di business.
A differenza dei metodi di valutazione tradizionali, dove vige la regola a ribasso, gli OKR incoraggiano il team a fissare mete ambiziose. Questo per un morivo semplice: puntare al continuo miglioramento attraverso la condivisione degli OKR all’interno del team.
Se tutti gli OKR fossero raggiungibili al 100% allora sarebbe evidente il fatto di non essere stati abbastanza ambiziosi. Al contrario, se non sono stati pienamente raggiunti, c’è ancora qualcosa da imparare. Nel mezzo c’è quella che chiamiamo opportunità di crescita.
Quali Key Results impostare: Roofshot vs Moonshot
Per comprendere quali Key Results impostare la prima domanda che devi porti è: quanti obiettivi e corrispondenti Key Results dovrei avere?
Se ci affidiamo ad un approccio “accademico” la letteratura ci dice che dovranno essere tra i 3 e i 5 obiettivi ovvero 3-5 KR per ogni obiettivo.
Questo significa che avremo 25 Key Result (5KR x 5 obiettivi) su cui lavorare in un Quarter. Tutt’altro che un gioco da ragazzi!
Per evitare di complicarti la vita vola basso all’inizio: stai sui 3 obiettivi con 3 KR ciascuno.
Ricorda anche che un Key Result non dovrà mai essere raggiunto al 100%. Questo perché la caratteristica di un Key Result è quella di dover essere ambizioso!
In questo l’ipotesi di fallire nel suo raggiungimento va presa in considerazione. Quando setti i tuoi OKR sai che sarà molto complesso raggiungere quel risultato e che ciò potrà accadere solo se la tua esecuzione sarà impeccabile, senza compromessi.
Ecco perché devono essere ambiziosi: puntare al massimo!
Come misurare gli OKR: la scorecard
Ti sei messo l’anima in pace: sai che non potrai mai raggiungere il 100%. Già stare su un 70% potrà farti ritenere soddisfatto.
Sotto il 30% vuol dire due possibili cose: ci hai investito troppo poco tempo o non hai neanche iniziato. In questo caso il problema è più ampio. probabilmente sono entrate altre priorità oppure hai sottovalutato gli altri KR, o ancora l’attività ha perso d’importanza durante il Quarter.
Capire perchè il risultato non è stato raggiunto, condividerlo con il proprio team è la parte di apprendimento dell’intero processo ed è molto importante.
Come implementare gli OKR
Il processo di implementazione ha diversi step. Può sembrare semplice a primo impatto perché segue spesso un ordine temporale di questo genere:
1)Il CEO dell’azienda imposta gli OKR annuali. Ragionare sui numeri finali aiuta ad avere una meta. È difficile che questo venga definito in totale autonomia e spesso si coinvolgono co-founfer e altre persone chiamate a scegliere la strategia (es: CFO, CMO …). Riguardo alle tempistiche il consiglio è di attuare questa fase almeno 40 giorni prima dell’inizio delle attività.
2) il CEO deve impostare gli OKR di Quarter. Anche qui può scegliere chi coinvolgere nella procedura. Questa fase è da attuare almeno 25 giorni prima dell’inizio del Quarter.
3)Il CEO definisce i propri OKR e successivamente vengono rivisti e “blindati”. In questa fase la negoziazione tra le parti gioco un ruolo molto ma molto importante. Dedicare il giusto tempo a questa fase significherà avere totale allineamento sugli obiettivi dei prossimi 3 mesi (oltre a farci risparmiare un sacco di riunioni inutili).
4)Si procede a cascata (waterfall) verso il basso replicando il momento di confronto e approvazione, tra manager e collaboratori in base al numero di linee di riporti dell’azienda. Tutto questo entro e non oltre entro i primi 15 giorni del quarter.
5) Ogni 7 giorni (o ogni mese) andranno rivisti gli OKR di ciascuna persona e il progresso verso l’obiettivo in modo da essere tutti focalizzati sulle priorità impostate a inizio di Quarter.
6)Alla fine del Quarter vanno rivisti gli OKR di tutti e dell’azienda stessa. Di solito in questo meeting il CEO parla degli OKR aziendali e successivamente lo fanno i primi riporti. In questo caso bisogan offrire una visione di tutta l’azienda di cosa è andato bene e perchè e su cosa bisogna migliorare e perchè.
Gli errori da evitare
Come per altre attività è l’esperienza a darci i migliori insegnamenti. Ci sono degli errori comuni che bisogna cercare di evitare quando ci si approccia a questa metodologia.
Non bisogna confondere i sogni con la realtà e neanche limitare i nostri obiettivi. Lo abbiamo già detto: gli OKR possono essere davvero utili e sono il sogno di ogni CEO. Procedere in maniera allineata per risultati misurabili è bellissimo ma poi dobbiamo fare i conti con l’implementazione.
L’implementazione richiede grande disciplina e bisogna mettere da parte le emozioni. Spesso gli OKR sono la prima vera occasione in cui il founder è costretto a scrivere i propri obiettivi, renderli misurabili e condividerli con il proprio team.
Senza disciplina gli OKR verranno visti come un compito imposto dall’alto che toglie tempo.
Gli OKR vanno impostati a inizio Quarter e verificati regolarmente. Ci sono alcuni tool che ti permettono di farlo, ma un foglio excel va più che bene fino a 50 persone.
Gli step di verifica sono fondamentali! Non averli può rendere gli OKR del tutto inutili. Si trasformano in un dovere per manager e collaboratori e non in uno strumento per avere focus e procedere allineati.
La lista di task in questo caso non influisce sui risultati e non va condivisa con il team. Tienitela per te!
Il KR deve essere sempre misurabile. Cosa vuol dire misurabile? Aiutiamoci con un esempio.
Es: Aumentare la soddisfazione dei clienti non è misurabile. Migliorare il Net Promoter Score del 20% lo è.
Non bisogna cambiare troppo spesso gli OKR all’interno di un Quarter. Deve essere un’eccezione perché se cambi gli OKR all’interno di un Quarter continuamente stai dicendo al tuo team che non sei in grado di scegliere delle priorità.
Risorse e consigli
L’implementazione degli OKR è un processo di cambiamento. Il cambiamento ha bisogno di tempo e quindi se leggendo quest’articolo hai pensato di implementare gli OKR contemporaneamente in tutta l’azienda cambia strada. Subito!
Sfrutta il primo Quarter per “testare” il modello sui riporti diretti. Se andrà bene scalalo verso le linee sottostanti. Se non ha funzionato non farti prendere dalla fretta ma cerca di capire cosa non è andato.
Fai della semplicità un valore primario!
Rimani all’inizio sugli obiettivi più importanti che hanno un impatto reale. L’idea che ciò che genera l’80% dei risultati di solito è un 20% di attività e spesso non sono le attività più complesse, che nessuno vuole fare, è vera.
Non avere paura a dire di No. Una volta scritti gli OKR ti danno la direzione e non è assolutamente vero che non potrai cambiarla.
Ogni tua decisione ha un impatto decisivo su tutto il resto del team. Ecco perché devi imparare a dire di No.
Spesso sono i troppi Sì ad allontanarci dagli obiettivi.
Studia e leggi gli esempi per imparare ad utilizzare gli OKR. Il video che trovi di seguito è uno di questi.
Conclusioni
Leggendo questo articolo la prima cosa che sicuramente hai compreso è che gli OKR sono diversi dai tradizionali metodi di valutazione basati sul Management by Objectives. È un mezzo che ci aiuta a definire obiettivi sempre più ambiziosi.
Gli OKR sono un importante strumento di comunicazione e di allineamento. È fondamentale che non siano utilizzati soltanto da un singolo team, ma da tutta l’organizzazione. Ancora meglio se gli OKR di un team hanno dipendenze con altri team, in modo da promuovere il raggiungimento di obiettivi.
Template per gli OKR
Libri consigliati
Un libro può cambiarci la vita. Quante volte hai sentito questa frase? Spesso succede ma non sempre. La lettura resta una delle migliori armi per rimanere aggiornato, migliorare e scoprire meglio come procedere.
Ecco perché al termine di questo articolo di consigliamo alcune letture utili per scoprire come utilizzare e implementare gli OKR.
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